L’élément le plus important à saisir dans un processus d’amélioration continue est qu’elle est composée de nombreuses séquences d’améliorations à apporter, à l’infini, et non d’un gros morceau à avaler en une seule bouchée. (On mange un éléphant une bouchée à la fois!)
De plus, les efforts à mettre ne sont pas les mêmes selon le niveau d’avancement des améliorations à apporter. Donnons l’exemple d’un nouveau propriétaire d’un verger. Il commence à ramasser les pommes par terre et à hauteur d’homme. Puis, pour aller chercher les pommes plus haut dans l’arbre, il doit étirer les bras, ce qui demande un peu plus d’efforts. Vient ensuite le moment qu’il doit aller se chercher une échelle. C’est à cette étape que l’équipement entre en ligne de compte.
Suivre les étapes
Dans un processus d’amélioration continue, la première étape est de définir où l’on veut aller; c’est-à-dire l’objectif. On doit aussi prendre une photo de la situation actuelle, c’est-à-dire où nous en sommes. Celle-ci doit être basée sur les mêmes indicateurs que ceux de l’objectif qui a été défini. Ils permettront de savoir si les buts sont atteints ou non ou en voie de l’être.
La planification est une étape très importante. En se basant sur l’objectif à atteindre, on organise un remue-méninge; on effectue des recherches sur les possibilités d’amélioration; on évalue et on analyse les probabilités et les risques et on trouve des solutions. Puis on décide laquelle ou lesquelles des options on met de l’avant.
Avant de poser des actions concrètes, on orchestre l’implantation, le projet et l’exécution. Puis, on mesure le résultat en fonction du point de départ et des objectifs.
Une fois que l’amélioration visée est bien implantée et porte fruits, on repart une autre boucle en mettant de l’avant une autre amélioration possible. Et ainsi de suite.
Erreurs les plus communes
- L’erreur la plus commune dans l’industrie est que la «solution» est mise en place avant même qu’elle ait été analysée et planifiée. Il ne faut pas sauter aux conclusions trop vite. Un menuisier incapable de planter un clou dans une planche aura plus de succès en prenant la peine de vérifier s’il a le bon type de clou au lieu de s’acheter un plus gros marteau, plus lourd, ou d’y mettre plus de force!
- Une autre erreur fréquente est de ne pas prendre de mesure de départ. Comment savoir si on a fait du chemin si on ne connait pas son point de départ?
- Ne pas mettre en charge les personnes qui ont le pouvoir de faire changer les choses amène de la lourdeur et peut mettre en péril les efforts de changement. Malgré toute la volonté du monde, si la personne en charge du projet n’a pas le budget, ni le pouvoir d’en avoir un, et encore moins le pouvoir d’exécution sur les autres départements, elle n’aura pas le moyen de ses ambitions.
- Déléguer la prise en charge de l’amélioration continue à des gens ou à un département externe qui n’a pas les deux pieds sur le plancher peut s’avérer être un coup d’épée dans l’eau. Si on veut que les améliorations se concrétisent, qu’elles soient efficaces et perdurent dans le temps, elles doivent être confiées aux gens sur le terrain et non à l’externe. Le département d’amélioration continue devrait être vu comme un coffre à outils pour structurer un projet ou une démarche d’amélioration continue, non pas pour être les exécutants.
- La communication et l’implication sont souvent sous-estimées dans un processus d’amélioration continue, alors qu’elles sont primordiales, autant en amont qu’en aval : elles doivent servir à informer et impliquer les équipes dès le départ et à leur communiquer les résultats pour qu’elles puissent suivre l’évolution et voir que les choses bougent. Cela aide à la mobilisation.
Il existe une panoplie d’outils visant l’amélioration continue. Les différentes méthodes se ressemblent en certains points, mais elles ont aussi leurs particularités pour bien répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. L’équipe d’experts de Synerforce aide les organisations à y voir clair et les accompagne dans la mise en place de processus visant l’amélioration continue.
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Avec la collaboration de Daniel Belleau
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