Si simples à faire, les suivis sont souvent mis de côté, à tort; on assume que la tâche demandée a été comprise et effectuée et, sans s’informer, on la classe dans le tiroir «fait, check!» Ou, un grand classique, on effectue le suivi alors qu’il est déjà trop tard.
Ces erreurs, trop fréquentes, sont autant commises par des personnes au développement des affaires qu’à la charge de projets ou à la production chez un manufacturier. C’est aussi souvent le cas au sein du département des achats; les employés attendent que la date de livraison soit dépassée et qu’ils n’aient pas reçu leur commande de pièces ou de matières premières pour faire le suivi auprès du fournisseur et exiger une livraison… pour hier! Ce genre de situation engendre stress et frustrations, d’où l’importance d’y remédier.
Voici donc quelques trucs pour améliorer vos suivis
- Faire les suivis à des dates déterminées. Les ajouter à notre agenda ou à un autre système informatisé, puis créer des alertes ou notifications.
- Se servir des tournées de plancher, des registres de plans d’actions et des revues de production pour faire les suivis.
- Bloquer un moment précis dans la semaine ou encore une plage horaire dans la journée pour faire les suivis. Cette période doit être réservée à cette tâche. On doit y accorder de l’importance. Pas question de s’en servir pour régler d’autres dossiers!
- Se faire un échéancier qui tient la route et selon les besoins.
- Éviter le zèle et privilégier le mode soutien pour que le processus avance bien.
Finalement, les suivis demandent de la rigueur. Le but n’est pas de harceler les gens auprès de qui on a des suivis à faire, mais plutôt de leur partager nos attentes quant aux tâches à réaliser, au délai et à la qualité. De plus, l’assignation doit être claire.
Chez Synerforce, on fait nos suivis efficacement et à temps! Vous êtes curieux d’essayer? Contactez-nous et il nous fera plaisir de vous le démontrer!
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