Commençons par mentionner l’erreur la plus fréquente commise quant à ces rencontres quotidiennes: ne pas les tenir! En effet, dès qu’un imprévu se pointe, que la pression monte ou que la liste de tâches à réaliser s’allonge, le premier réflexe d’un gestionnaire cadre est d’annuler cette rencontre. À tort! Les rencontres individuelles avec un superviseur de plancher sont de puissants leviers pour donner du galon aux initiatives, valoriser les comportements de gestion et favoriser la résolution rapide de problèmes.
Le contenu de cette rencontre est essentiellement axé sur la gestion de la performance du département. On peut aborder des éléments de santé et sécurité, d’enjeux de qualité, de coûts, de délais, de mobilisation des employés ou d’environnement de travail. C’est également un excellent moment pour souligner les bons coups, renforçant ainsi positivement les comportements de gestion attendus. Dans une structure de communication, ces «one on one» complètent les tournées de plancher du superviseur. C’est l’occasion parfaite pour le gestionnaire cadre de questionner les observations notées à travers cette dernière.
Pour bien intégrer ou améliorer les « one on one », notre expert nous partage quelques conseils.
- Planifier la rencontre à la même heure, tous les jours. On vise normalement entre 15 et 20 minutes.
- Prévoir un ordre du jour. Particulièrement au début, pour intégrer officiellement le rituel et pour qu’il perdure dans la culture de l’entreprise.
- Éviter les interruptions. Au besoin, se retirer dans un endroit distant des opérations.
- Pour que les échanges se transforment en actions, noter minimalement le Qui-Quand-Quoi. On a souvent tendance à négliger le « quand » d’une action alors qu’une échéance mobilise pourtant le superviseur et le structure davantage.
- Demander fréquemment à son interlocuteur de reformuler les attentes transmises et les actions à prendre en charge pour valider sa compréhension et encore une fois, pour le mobiliser.
- La prise de notes par le superviseur plutôt que son gestionnaire cadre s’avère aussi une excellente façon de le mobiliser et de le rendre imputable.
Chez Synerforce, Arnaud Desjardins oeuvre dans les activités de diagnostic et d’évaluation, la gestion de projets, l’amélioration continue et le coaching.
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